Empezar una empresa es algo complejo y requiere de atención a una gran cantidad de aspectos para poner y mantener el negocio en marcha. Uno de los puntos importantes para una empresa es el proceso de facturación, ya que permite concretar las ventas y llevar un control de la cantidad de ingresos que está generando la empresa por sus ventas. Por ello, veremos a continuación algunas ventajas y desventajas de los programas de facturación para emprendedores.

¿Qué es un programa de facturación?

Un programa de facturación es un sistema que se encarga de generar las facturas que emite la empresa, las envía y gestiona, además, puede gestionar aquellas que deben ser pagadas por la empresa. Estos programas utilizan una plantilla, de modo que toda factura emitida por la empresa tenga el mismo formato y cumpla con los requisitos legales que debe tener un documento para ser factura.

Los programas de facturación pueden ofrecer integración con bancos para hacer conciliación bancaria de forma automática y tener un mejor control de las cuentas del negocio. Además, se puede integrar con otros sistemas de gestión como los ERP o CRM para automatizar la información de la gestión del negocio.

Ventajas de desventajas de un programa de facturación

Estos programas pueden ofrecer grandes beneficios para un emprendimiento. Veamos a continuación algunas ventajas de ellos:

Ventajas

• Simplifica el proceso de venta:

Un programa de facturación permite eliminar la necesidad de hacer una factura para cada venta que haga el negocio. Esto ayuda a disminuir la carga operativa, además, permite escalar las ventas de forma más rápida, gracias a un proceso automático de generación de factura. En resumen, la disminución de procesos repetitivos y escalabilidad ayudará al emprendimiento a ser más eficiente.

• Ayuda a automatizar la gestión tributaria:

Cuando se tiene un negocio, existen varios impuestos que se deben pagar. Con un programa de facturación es posible generar información sobre el pago de impuestos y saber los montos que deben pagarse, así como la fecha. El cumplimiento fiscal del negocio es vital para su funcionamiento, ya que dejar de pagarlos puede acarrear consecuencias graves como multas o cierres del negocio. Esto puede ser especialmente grave para un emprendimiento, en donde no se tiene suficiente dinero y una multa o días sin vender pueden tener un efecto importante sobre las finanzas.

• Evita errores:

Cuando las facturas se hacen de manera manual, se da lugar a la posibilidad de errores humanos. Estos errores pueden afectar la reputación de la empresa y puede tener consecuencias financieras. Es por ello que usar un programa de facturación como Holded permite estandarizar las facturas y evitar la posibilidad de que exista un error humano en el proceso de generación de la factura. 

• Mejora el control financiero y la eficiencia operativa:

El integrar un programa de facturación también permite la integración con otros programas, como el CRM o ERP, de modo que se puede tener un proceso integrado en la gestión de la empresa y, por tanto, un mejor control de las finanzas de la empresa. Además, la automatización de los procesos ayudará a disminuir el gasto operativo de la empresa, lo que hara que sea más eficiente. Por ejemplo, cuando se hace una venta, el programa se encarga de generar la factura, disminuye el producto del inventario y en el CRM se cierra la oportunidad de venta.

• Generación de reportes:

Los programas de facturación pueden facilitar la generación de reporte gracias a la centralización de información. Esto se ve especialmente impulsado cuando se integran con el ERP de la empresa, de modo que se pueden generar estados financieros y otro tipo de reportes que puedan ayudar en la toma de decisiones de la empresa. En los emprendimientos es especialmente importante tener agilidad en la toma de decisiones y tener la posibilidad de tomarlas con información actualizada podrá dar una ventaja con respecto a la competencia.

Desventajas

Al igual que todas las decisiones que se tomen en una empresa, la implementación de facturas electrónicas tienen desventajas, entre ellas encontramos:

• Requiere de una inversión:

Implementar un software de facturación requiere de una inversión, ya que se debe comprar el sistema e instalarlo. Dentro de estos programas existen distintas opciones en distintos rangos de precio, por lo que se deben explorar las opciones disponibles y encontrar la mejor relación calidad-precio que se adapte a las necesidades de la empresa. 

• Depende del funcionamiento del software y conexión a internet:

La implementación de un programa de facturación hara que la facturación se vuelva un proceso dependiente del sistema y de la conexión a intervet. Por ello, es importante tener un plan B por si el sistema llega a fallar y la empresa debe emitir una factura, por ejemplo, tener la posibilidad de emitir una factura manual. Sin embargo, esto no suele ser un problema mayor ya que estos sistemas suelen ser bastante estables.

• Requiere de un periodo de adaptación:

Como todo cambio, migrar a un programa de facturación obliga a la empresa a un periodo de adaptación, así como un proceso de aprendizaje para entender cómo funciona y migrar el proceso a una nueva forma de hacerlo. Esto no es una desventaja propia de los programas de facturación, si no de cualquier cambio que se haga dentro de una empresa.

Anímate a usar un programa de facturación e impulsa tu emprendimiento

Luego de haber visto las ventajas y desventajas de los programas de facturación, vemos que sus ventajas superan las desventajas. Esto debido a los beneficios que brinda para el emprendimiento y desventajas asociadas a cambios o costos que son compensados por sus ventajas. Anímate a implementar un programa de facturación e impulsa la productividad de tu negocio.