Tener una empresa productiva es tener garantía de futuro. Todo negocio tiene entre sus prioridades aumentar o mejorar la productividad. Evidentemente hay también otros objetivos, como pueden ser el número las ventas o la satisfacción del cliente, pero la productividad es algo a lo que no se puede renunciar.
De ella depende en última instancia, que nuestro negocio sea rentable. Necesitamos sacarle el máximo partido a cada producto o servicio, de manera que podamos tener precios competitivos y a la vez beneficios. Actualmente, la digitalización es el medio más útil para lograr una empresa productiva. Programas y softwares lo hacen posible.
Para ello, te presentamos…
6 Softwares para lograr una empresa productiva
Hemos intentado ser objetivos y ponernos en la piel de la mayor cantidad de tipos de negocios posibles.
1. Klippa
Un software que puede parecer básico y específico a priori, pero que esconde unas herramientas muy potentes y llenas de funcionalidades. Si hubiese que describirlo en pocas palabras, Klippa es un OCR ― software de reconocimiento óptico de caracteres―, es decir, un programa que se encarga de pasar el texto de las imágenes a texto digital, editable y reconocible.
Conscientes de que la gran mayoría de empresas llevan su facturación de manera online, por lo que recibir una factura en papel es todo un problema. Por ello han desarrollado un software que se centra en escanear y detectar toda la información relevante de las facturas en pocos segundos y de manera automática. Solo debes encargarte de subir el documento y la herramienta se encargará del resto.
No solo eso, puedes extraerlo en todos los formatos más comunes, clasificar automáticamente las facturas y gestionarlas de manera sencilla y te ayuda a evitar duplicados y fraudes. Probablemente ya estés interesado, así que si quieres conocer mejor esta herramienta, puedes aprender más aquí.
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2. Trello
Si tu problema es el orden y la organización, Trello será tu mejor aliado para mejorar la productividad. Se trata de un tablero virtual en el que puedes volcar todas las tareas, citas, fechas especiales, proyectos o todo lo que implique unas fechas límite. No solo es personal, puedes utilizar un tablero para todo tu negocio sin que esto suponga un caos.
Trello cuenta con filtros muy útiles que te permiten crear grupos, de esta forma puedes separar por departamentos, grupos de personas, o fechas.
Además, te permite añadir todo tipo de documentos a las tarjetas: imágenes, textos, citas, notas, videos, enlaces, etc. para que tengas todo lo necesario para llevar a cabo la tarea asignada. Finalmente, otra ventaja que tiene Trello es que permite automatizar actividades cotidianas, como puede ser eliminar de la visualización una tarjeta en cuanto esté hecho, o dejar comentarios de forma automática una vez terminado de revisar.
Trello nos permite controlar y optimizar nuestro tiempo, promoviendo así una empresa productiva.
3. Hubspot
Hubspot es la herramienta definitiva para llevar a cabo estrategias de marketing. Se especializa en el llamado inbound marketing, ya que, de hecho, los creadores de esta aplicación fueron quienes acuñaron este término.
Un software multifunción que incluye varias herramientas en su interior que engloba todas las áreas a trabajar para hacer crecer nuestro negocio. Podemos hacer cosas simples como crear un blog o una landing page, o más avanzadas como generar nuestro funnel de ventas o gestionar las interacciones con los clientes a través de su CRM integrado.
Además de la comodidad de tener centralizadas todas las herramientas de marketing en un solo lugar, Hubspot se encarga de automatizar tareas concretas. Puede ser desde la recopilación y clasificación de datos de los clientes, hasta el envío de emails a clientes tras haber realizado una determinada acción (compra, alquiler, reserva, comentario, etc.).
4. Microsoft Teams
La comunicación interna de la empresa, en pleno siglo XXI tiene que ser digital. Microsoft Teams es una herramienta digital para comunicarse a través de texto, voz o video con otra persona. Lo que lo diferencia de otras herramientas más comunes, es que está hecha pensando en el ambiente laboral.
Al ser de Microsoft, cuenta con la ventaja de poder implementarse con los softwares más populares, como pueden ser Office 365 o Skype. Puedes editar un archivo, a la vez que comentas en el chat con tus compañeros el trabajo, o pasar de una videollamada de Skype, más personal y familiar, a Teams con un solo botón.
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5. Zapier
Como acabamos de comentar en el punto anterior, es muy importante que las herramientas que utilicemos se puedan conectar e interconectar entre sí. Para eso existe Zapier. Se trata de una herramienta que sirve para conectar distintas herramientas web sin tener grandes conocimientos de programación o informática específica.
Su funcionamiento es sencillo: primero eliges un punto de partida, como puede ser un pop-up en tu página web para recibir la newsletter; segundo, seleccionas con Zapier en que momento quieres que se envíe la información; tercero, eliges la herramienta donde quieres que se vuelquen los datos; cuarto, te sientas a ver como el programa funciona solo.
Es realmente fácil, pero muy útil y puede hacernos ahorrar horas y horas de trabajo. Gracias a Zapier, podemos decantarnos por herramientas web en vez de softwares descargables.
6. Google Workspace
Antes conocido como GSuite o Google Docs, es una de las herramientas más populares que el gigante de los motores de búsqueda nos ofrece ya que incluye todo lo necesario para la colaboración en grupo de forma remota. Podemos editar todo tipo de documentos en línea, sin necesidad de descargar ningún software, guardarlos en la nube y compartirlos de forma sencilla.
Si bien es una herramienta muy popular y utilizada, hay aún muchos que no conocen todas sus funcionalidades ni lo útil que puede resultar, por eso aconsejamos su uso para todos aquellos que necesiten colaborar en tiempo real con sus compañeros.
7. Firma Documentos
La firma digital es una herramienta que agiliza las gestiones en una empresa. Éstas requieren de firmas para validar numerosas operaciones, ya sea con colaboradores, con clientes, o con el propio personal de la empresa. Anteriormente era necesaria la presencialidad para firmar y poder cerrar acuerdos. Además de un gasto en papel, tiempo y otros recursos. Ahora es posible realizar una firma con total validez legal desde cualquier lugar. O hacer en una aplicación la firma para actividades que, indispensablemente, requieran de una presencialidad.
El software de Firma Documentos además cuenta con un gestor documental para administrar todos los documentos firmados y poder acceder a ellos fácilmente.
En definitiva, para tener una empresa productiva…
Necesitas herramientas como estas. Tanto si tu negocio ya está digitalizado y quieres mejorar o si quieres empezar el proceso de digitalización, este es el momento. En Next International Business School te formamos en Emprendimiento, Negocios Internacionales y Transformación Digital para destacar en un mundo cada vez más global y competitivo.
