Los eventos corporativos forman parte de las estrategias de comunicación de las empresas que los organizan porque estos se convierten en un escaparate para la marca. Repasamos algunos de los pasos a seguir para organizar un evento con éxito.
A la hora de organizar un evento de ámbito corporativo es necesario seguir una serie de pasos que, si bien no son fijos ni intocables, guían en su preparación y contribuyen a que se cumplan los planes y estrategias establecidos por el departamento de Comunicación de la empresa o por la agencia contratada. Todo ello se debe realizar sabiendo que un evento es gran una oportunidad de transmitir mensajes a una gran audiencia.
- Define el objetivo que quieres conseguir con la celebración de ese evento y el público objetivo al que te vas a dirigir. No es lo mismo organizar un evento para los empleados de las empresas que para un inversor o un socio. Así, una vez establecidos los objetivos, será más sencillo determinar a qué metas se quiere llegar y la manera de alcanzarlas.
- En segundo lugar, es necesario fijar una fecha para el evento así como el lugar en el que se va a celebrar. Es importante que no coincida con grandes acontecimientos deportivos o de gran interés ni tampoco con días festivos, ya que esto puede influir en la asistencia considerablemente. Además, si queremos que el evento tenga repercusión mediática hay que tener en cuenta que el horario de mañana es mejor a nivel informativo.
- Casi al mismo tiempo hay que planificar y gestionar el presupuesto. A partir de un presupuesto inicial se podrán tomar decisiones sobre alquiler de espacio y materiales, recursos humanos, catering… Es importante que esté bien detallado por partidas.
- Una vez establecidos los elementos básicos, es necesario planificar el desarrollo del evento en sí. Hay que elaborar los horarios, prever alternativas, decidir qué papel va a hacer cada miembro del equipo de trabajo… En este punto es fundamental decidir a quién se va a invitar y quiénes van a presidir el acto.
- Promocionar el evento es un paso clave a seguir si queremos que este sea un éxito. Aquí entra en juego el plan estratégico de comunicación que determine cómo se van a alcanzar esos objetivos de marketing y qué herramientas se van a utilizar para ello.
En todo el proceso de preparación de un evento hay que tener en cuenta que de su resultado puede depender la reputación de la empresa, por lo que se debe mantener un especial cuidado con todo lo que se hace. Todo, incluso lo que no se hace, comunica.
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